Ce blog a été co-écrit par moi-même et Simon Darken.

Une fois par an, les SRE de PagerDuty se réunissent pour une réunion hors site de trois jours, en présentiel. L'équipe étant répartie sur trois fuseaux horaires aux États-Unis et au Canada, comprenant deux bureaux et trois membres à distance, les moments en face à face sont rares et précieux. Nous utilisons nos réunions hors site pour des discussions approfondies sur la santé de l'équipe, la planification à long terme des projets, l'affinement et la mise à jour de la mission de notre équipe, et simplement pour passer du temps ensemble.

« J'aimerais qu'on se retrouve plus souvent », est l'un des commentaires récurrents des membres de l'équipe. Malheureusement, il serait difficile de réunir l'équipe plus d'une fois par an, tant d'un point de vue logistique que financier. Que peut faire une équipe dispersée ?

Découvrez le hors site virtuel. De quoi s'agit-il exactement ? À l'aide d'un ordinateur portable et de quelques outils de collaboration en ligne, un hors site virtuel permet aux équipes de maintenir un rythme régulier de discussions de groupe ciblées et de discussions de planification à long terme, confortablement installées chez elles. Grâce à la magie d'Internet, les équipes peuvent profiter des nombreux avantages d'un hors site en présentiel, sans les coûts ni les contraintes logistiques.

Avec quelques séminaires virtuels réussis à notre actif, nous aimerions partager quelques conseils sur la manière dont votre équipe peut organiser un séminaire virtuel réussi.

Tout est une question de préparation !

Quelques semaines avant

• Recueillez des sujets de discussion potentiels auprès de l'équipe quelques semaines avant la réunion. Préparez une variété de sujets et diversifiez les intervenants et les types de sujets (par exemple, santé de l'équipe, stratégie de l'entreprise, aspects techniques).
• L'ordre du jour de la réunion hors site doit être similaire à celui d'une réunion en présentiel. Si vous recevez de nombreux sujets, votez avant la réunion et inscrivez à l'ordre du jour, au minimum, le sujet ayant reçu le plus de votes de l'équipe.
• Encouragez les recherches et les propositions préalables à la réunion hors site pour aider à réduire la portée des sujets ou pour donner aux gens une chance d'avoir une discussion asynchrone avant la réunion hors site.
• Prévoyez suffisamment de temps pour les sujets suggérés par l'équipe. Une personne devra animer chaque séance et faciliter les discussions.
• Déterminez l'outil de visioconférence à utiliser. (Vous ne voulez pas essayer cet outil pour la première fois lors de votre réunion hors site !) Chez PagerDuty, nous utilisons Zoom et la vue Galerie, ce qui nous permet de voir tous les membres de l'équipe en même temps.
• Achetez et distribuez les accessoires à l'équipe en amont (voir la section « Déroulement des séances » ci-dessous pour plus d'informations). N'oubliez pas que l'expédition peut prendre un certain temps, surtout à l'international. Par exemple, une expédition standard des États-Unis vers le Canada prendra probablement au moins une semaine par courrier ordinaire.

Planification

• Prévoyez un horaire qui convient à chacun et prévoyez des pauses. Notre équipe étant répartie sur quatre fuseaux horaires nord-américains, nos sessions externes se déroulaient approximativement de 10 h à 14 h (heure du Pacifique). Prévoyez au moins une pause de 15 minutes entre les sessions et une autre de 30 minutes au milieu de la session.
• Quatre heures par jour constituent une durée idéale pour une formation virtuelle hors site. C'est fatigant ! Deux journées consécutives de quatre heures sont recommandées. Prévoyez environ quatre séances par jour, avec trois pauses de 15 minutes.

La journée du site virtuel

• L'expérience nous a appris que les réunions hors site fonctionnent mieux si tout le monde participe à distance. Nous avions déjà essayé de réunir certaines personnes en salle de conférence et d'autres à distance, mais nous avons constaté que les personnes assises ensemble dans la salle de conférence dominaient la conversation. De plus, la qualité audio des personnes qui appellent depuis leur domicile est généralement meilleure que lorsque certaines personnes sont dans de grandes salles de conférence.
• Encouragez l'équipe à travailler à domicile si elle dispose d'une connexion internet fiable. Chacun doit disposer d'un espace calme pour pouvoir utiliser son micro pendant les réunions hors site. Pour ceux qui doivent travailler au bureau, une salle de conférence distincte doit être réservée à chacun.
• Assurez-vous que les autres équipes soient informées de votre indisponibilité. Par exemple, nous publions un message sur le canal Slack de notre équipe pour l'informer de son indisponibilité. De plus, suggérez-leur de se rendre invisibles sur les applications de chat et les réseaux sociaux.
• Énoncez les règles de base dès le début de la journée. Nous rappelons à chacun d'être impliqué, respectueux, de contribuer à la discussion et d'éviter de se laisser distraire par les réseaux sociaux. Mou , etc.
• Planifiez les sujets les plus importants en début de journée, lorsque les participants sont au mieux de leur forme. Ne vous contentez pas de présenter à l'équipe ; impliquez-la. L'objectif est de maintenir l'engagement des participants, même en ligne. Les réunions virtuelles ne sont pas aussi interactives que les réunions physiques, où les participants peuvent se déplacer, écrire sur des tableaux blancs et utiliser des post-its. Consultez l'encadré pour découvrir comment rendre les réunions virtuelles plus interactives.
• Les sessions hors site sont enregistrées et distribuées à l'équipe par la suite. Nous nous y référons ultérieurement afin d'éviter qu'une seule personne ne soit cantonnée à la prise de notes. Nous les analysons également pour noter les actions à entreprendre, élaborer des plans de projet ou recueillir d'autres idées pertinentes issues des différentes sessions.

Déroulement des séances

• La modération est toujours un défi, surtout à distance. La personne qui anime la session doit également faciliter et modérer la conversation. Il est difficile de garantir à chacun la possibilité d'exprimer son opinion. La vigilance est de mise, et parfois même des encouragements sont nécessaires. Pour maintenir le fil de la discussion et éviter les digressions, demandez à l'équipe de s'auto-modérer. Veillez à respecter scrupuleusement votre ordre du jour : une session trop longue aura un effet domino et vous empêchera d'aborder tous les sujets.
• Les discussions lors d'une réunion virtuelle hors site sont naturellement plus lentes, car tout le monde n'est pas dans la même pièce, et il est important d'en tenir compte. Si les membres de l'équipe ont effectué des recherches en amont (comme mentionné dans la section « préparation » ci-dessus), une partie des échanges hors ligne avant la réunion en présentiel peut contribuer à atténuer la lenteur des discussions.
• Évitez autant que possible le partage d'écran pendant les sessions hors site, sinon vous ne pourrez pas voir les membres de votre équipe. Comme mentionné dans l'encadré, l'utilisation d'outils collaboratifs comme Trello ou Google Docs permet de consulter les mises à jour en direct et de suivre les discussions depuis son ordinateur. La vue Galerie de Zoom nous a permis de voir tout le monde simultanément, ce qui a contribué à maintenir l'engagement des participants pendant les conversations.
• Les séances de brainstorming sont un excellent moyen de tirer parti d'un outil de collaboration en temps réel. Avec Trello, par exemple, la possibilité de créer, de partager et de voter pour des cartes remplace avantageusement un tableau blanc et/ou des post-it. À bien des égards, c'est plus pratique, car tous les membres de l'équipe peuvent participer simultanément, alors qu'une réunion en présentiel ne peut se dérouler qu'une seule fois. Trello permet une discussion dynamique basée sur les retours de l'équipe, en complément d'un ordre du jour statique.
• Aidez les participants à identifier plus facilement leurs propos. Avec le télétravail, de nombreuses petites têtes apparaissent à l'écran et il peut être difficile de savoir qui attend pour parler. Zoom propose une option « Lever la main », mais nous avons utilisé une technique différente, plus ludique et efficace. Chaque participant a reçu un chapeau coloré qu'il devait mettre sur la tête lorsqu'il souhaitait prendre la parole. Le modérateur surveillait l'ordre de mise du chapeau et appelait les participants dans l'ordre habituel. Après chaque intervention, chaque participant retirait son chapeau.

Vous n'aurez probablement qu'une ou deux personnes prêtes à parler à la fois.
mais cette photo vous donne une idée de ce à quoi ressemblaient les chapeaux.

• Facilitez la communication non verbale. Dans les grandes équipes, la multitude de petits visages à l'écran rend difficile de voir si les participants sont impliqués ou quelles sont leurs réactions au sujet abordé. Nous utilisons des étoiles rouges et vertes pour indiquer si nous sommes d'accord ou non avec l'orateur. Si les participants souhaitent exprimer leur accord avec ce qu'il dit, ils brandissent une étoile verte. S'ils ne sont pas d'accord, ils brandissent une étoile rouge. Cela rend les sessions beaucoup plus interactives.

Nous avons acheté des étoiles dans un magasin de fête local, mais des étoiles faites maison ont tout aussi bien fonctionné. Un membre de l'équipe a utilisé des chaussures rouges et vertes en guise de remplacement !

Points clés à retenir

Rien ne vaut une réunion hors site en présentiel pour renforcer les liens d'équipe, mais avec un peu de planification, il est tout à fait possible d'organiser une réunion hors site virtuelle stimulante. Soyez créatif et trouvez des moyens d'encourager la participation et collaboration . Examinez attentivement l'ordre du jour et consacrez du temps à la préparation pour garantir le succès de la réunion. Et le jour J, assurez l'égalité des chances en organisant une participation à distance.

Alors que de plus en plus d'entreprises évoluent vers une main-d'œuvre distribuée, il est impératif de trouver des moyens de rassembler les équipes - et un site virtuel hors site n'est qu'une option que vous pouvez ajouter à votre ceinture d'outils.

L'équipe SRE de PagerDuty a reçu des retours unanimement positifs, et nos sessions hors site ont apporté des bénéfices tangibles en termes de communication d'équipe et de planification de projet. Essayez-la et dites-nous ce que vous en pensez !

Bonne chance et amusez-vous bien !