Les équipes au service de l'entreprise, comme les Opérations et la Veille stratégique, sont quotidiennement confrontées à un flot incessant de demandes urgentes et à une liste sans fin de projets critiques. Comment peuvent-elles maîtriser ce chaos et s'assurer de travailler sur les priorités ? La gestion de projet traditionnelle peut s'avérer complexe. Les méthodologies agiles conçues pour le développement de produits ne sont pas vraiment adaptées à ce type de travail. Vraiment ?

Les équipes commerciales de PagerDuty ont mis au point une méthode agile et flexible qui permet aux équipes d'avancer rapidement et de manière ciblée. Cette méthode repose sur quatre principes clés que vous pouvez appliquer à vos équipes pour une planification plus efficace : la transparence, la priorisation, la décomposition des tâches et le suivi des progrès.

1. Créer de la transparence

La première étape pour adopter ce processus agile et léger consiste à visualiser l'ensemble des tâches en cours et planifiées dans une vue unique. Avant la mise en place de ce processus, nos équipes recevaient les demandes par messagerie instantanée, courriel ou conversation orale. Les membres de l'équipe géraient leurs listes de tâches dans leur boîte de réception, sur des post-it et dans des documents partagés.

Depuis, nous avons centralisé toutes les demandes dans un outil de gestion des tâches unique. L'équipe peut ainsi visualiser les tâches en cours de chacun, évitant les doublons. La direction bénéficie également d'une meilleure visibilité sur l'avancement des projets. Cette liste unique de demandes, accessible à tous, nous permet de répartir clairement les tâches.

2. La priorisation est essentielle

Une fois toutes les demandes rassemblées dans une liste unique, il devient beaucoup plus facile de déterminer les priorités. Le temps manque toujours pour accomplir davantage de travail ; il est donc nécessaire de faire des compromis afin de consacrer son temps aux tâches les plus importantes et à fort impact. En évaluant régulièrement la valeur comparative des demandes, vous optimiserez la valeur ajoutée.

3. Décomposer le travail

Une fois les tâches prioritaires identifiées, décomposez les projets en sous-projets. Cet exercice vous permettra de mieux cerner les besoins. La division des projets en tâches individuelles favorise également le travail d'équipe vers un objectif commun, ce qui accélère la livraison et facilite le suivi des progrès.

4. Mesure de la prévisibilité

Prédire avec fiabilité le calendrier d'exécution des tâches est l'objectif ultime de la gestion de projet. Décomposer les projets en petites tâches régulières, idéalement d'une durée de 1 à 3 jours, permet de mesurer le nombre moyen de tâches réalisées par l'équipe par semaine, ou productivité. Cet indicateur permet d'estimer assez précisément la date d'achèvement d'un projet donné.

Par exemple, vous décomposez un projet en 80 tâches de taille similaire. Vous estimez que cela ne représente que 80 % de la portée totale du projet, et prévoyez une vingtaine de tâches supplémentaires en cours de route pour répondre à des besoins imprévus et effectuer des ajustements. Vous estimez donc que la portée totale du projet sera de 100 tâches. Si votre équipe réalise en moyenne 20 tâches par semaine, vous pouvez prévoir que ce projet sera terminé en 5 semaines.

Analysez chaque semaine la taille du projet et la productivité de l'équipe pour suivre l'avancement. Si la portée du projet augmente plus que prévu ou si la productivité de l'équipe change, vous pouvez ajuster la portée ou la date d'achèvement estimée afin d'atteindre les objectifs commerciaux. Au fil du temps, les équipes dimensionneront et réaliseront leurs tâches de manière plus cohérente et seront plus à même de prévoir les dates d'achèvement.

Synthèse du tout

Pour tirer pleinement parti de la mise en œuvre de processus plus agiles et légers, une communication fréquente est essentielle pour permettre aux équipes de se coordonner et de collaborer efficacement. Nos équipes se réunissent chaque semaine pour faire le point sur les priorités. Chacun présente ses projets pour la semaine suivante et signale les dépendances ou ses besoins d'assistance. Nous suivons l'avancement des équipes et ajustons les plans en conséquence.

Ce processus simplifié aide les équipes à coordonner leur travail, à communiquer sur l'avancement et à adapter leurs plans avec agilité en cas de besoin. L'entreprise en bénéficie car les équipes restent concentrées sur les tâches les plus importantes. Il est également possible pour les équipes métier d'organiser leur travail sans chef de projet professionnel ni sprints. Nous espérons que ces conseils vous permettront, ainsi qu'à votre équipe, d'adopter les meilleures pratiques et les processus agiles pour tous vos projets, afin d'optimiser l'efficacité, la transparence et la prévisibilité !