Alors que les cas de COVID-19 (nouveau coronavirus) commencent à remettre en question les normes relatives à un lieu de travail sain et sûr, de plus en plus d'entreprises adoptent le télétravail, voire le mettent pleinement en œuvre. Chez PagerDuty, plus de 20 % de nos effectifs travaillent à distance ; nous sommes donc bien préparés à nous délocaliser si nécessaire.

Au-delà des aspects logistiques, nous avons également une forte culture d'inclusion envers nos collègues à distance. Nous avons organisé des réunions virtuelles hors site, nos salles de conférence ont été aménagées pour faciliter la connexion aux conférences Zoom et, la semaine dernière, nous avons organisé un lancement d'entreprise combinant présence physique et virtuel. Nous avons également un groupe Slack particulièrement actif pour les Dutoniens à distance : #pd-remote.

Personnellement, je suis réticent au télétravail. La camaraderie des gens au bureau me manque, le simple plaisir d'une blague improvisée et, bien sûr, les en-cas gratuits sont vraiment appréciables. Cependant, l'avantage, c'est que mon trajet ne prend que 10 secondes et que si quelqu'un fait cuire du poisson au micro-ondes, c'est moi. Je suis donc surpris d'avoir télétravaillé pendant quatre ans et d'y prendre plaisir maintenant. J'ai aussi constaté qu'il me faut une certaine structure pour que le télétravail soit une solution qui me convienne.

Face aux récentes répercussions de la COVID-19, notre groupe Slack #pd-remote a commencé à réfléchir à ce que nous pouvons faire pour rendre le télétravail une expérience formidable. Nous avons créé cette liste pour la partager avec nos collègues qui pourraient bientôt vouloir prendre des précautions et commencer à travailler à distance, mais nous avons pensé qu'il serait intéressant de la partager avec l'ensemble de la communauté PagerDuty . Voici ce que notre équipe à distance a à dire sur ce qui fonctionne bien pour eux.

Créer un environnement inclusif
Le télétravail a suscité beaucoup d'empathie chez les employés travaillant exclusivement à distance. Lorsque je suis dans les bureaux d'une entreprise, j'essaie de créer un environnement où les employés à distance se sentent inclus et ont un sentiment d'appartenance.
– Joe Militello, directeur des ressources humaines ; Seattle, WA

« Préparez-vous » pour le travail tous les jours : portez des vêtements de travail, brossez-vous les dents, prenez votre petit-déjeuner
C'est vraiment important pour moi. Ma journée de travail ne commence qu'après mon trajet habituel pour aller au bureau. Pour moi, cela signifie prendre une douche, m'habiller pour aller en public, prendre un petit-déjeuner sain, puis me rendre au bureau. Autre conseil santé : ne jamais déjeuner à son bureau. J'éteins l'écran et je change de pièce. Je crée également un statut Slack pour que mon équipe sache que je ne suis pas à mon bureau et puisse profiter d'une pause.
– Jeremy Olexa, ingénieur logiciel (SRE) ; Minneapolis, MN

Prévoyez une heure de déjeuner sur votre calendrier et une collation/promenade à 15 h.
Travailler à domicile signifie généralement que chaque réunion se déroule à votre bureau, dans votre bureau ou à l'endroit que vous avez choisi comme lieu de travail. Personnellement, je passe souvent des journées à rester assis sur ma chaise pendant dix heures. On n'a pas le temps de se déplacer d'une salle de conférence à l'autre, ni de revenir à son bureau. Et même si c'est un avantage, cela signifie aussi qu'on reste assis sur sa chaise beaucoup plus longtemps. C'est pourquoi il est important de prévoir des moments où l'on peut se lever et quitter son bureau pour déjeuner, grignoter ou simplement prendre l'air !
– Vincent Pham, directeur principal, Succès des clients d'entreprise ; Sammamish, Washington

Régler une alarme pour arrêter de travailler
Un excellent moyen de respecter son planning (surtout en matière de pauses) est d'adopter la technique Pomodoro. En gros, vous vous programmez pour vous concentrer sur une tâche pendant un certain temps, puis un minuteur vous rappelle de faire une pause. En respectant ces pauses, vous aurez moins de chances de lever les yeux et de vous rendre compte que vous avez codé pendant trois heures d'affilée et qu'il est 19 h !
– Matt Stratton, défenseur DevOps ; Lisle, Illinois

En tant que maman qui travaille, je dois constamment mettre des alarmes et prévenir mes collègues que, parfois, pendant les piquets, je dois courir chercher ma fille à la sortie du bus ! Quand mon dernier réveil sonne en fin de journée pour aller chercher ma petite dernière à la garderie, je sais qu'il est temps de me détendre et de me concentrer sur ma famille.
– Susie Jones, développeuse eLearning ; Brockville, Ontario (Canada)

Prévoyez et investissez dans un espace de travail à la maison : cela contribue à renforcer la séparation entre le travail et la maison
Tout comme se préparer pour le travail, il est important d'aller au bureau. Dédiez-vous un espace chez vous où vous résiderez pendant vos heures de travail. Il peut être utile d'aménager un espace comme votre bureau : un écran supplémentaire, un clavier ergonomique, une souris, etc. Tout comme le rituel de préparation au travail, un endroit dédié renforce l'idée que c'est l'heure du travail et que les autres distractions domestiques peuvent attendre.

Ce n'est pas seulement utile pour vous. Si vous avez de la famille, des amis, des colocataires ou d'autres personnes dans votre foyer, cela peut signaler que vous êtes occupé au travail et que vous n'êtes peut-être pas disponible pour d'autres tâches ménagères. Je vous recommande même de vous déconnecter et d'aller ailleurs pendant vos pauses. Si vous avez terminé votre travail, mais que vous souhaitez consulter vos e-mails personnels, débranchez votre ordinateur portable et installez-vous dans des espaces dédiés à votre temps libre. Réservez-vous un espace que vous n'occuperez que lorsque vous êtes concentré sur votre travail.
– George Miranda, défenseur de la communauté; nomade numérique

Mes performances et ma satisfaction au travail ont été grandement améliorées grâce à l'aménagement de mon espace de bureau à domicile. Plus important encore, cet espace est exclusivement dédié à mon travail et ne sert donc pas à l'usage d'une autre personne (ou d'un animal de compagnie). Je peux m'isoler dans mon bureau lorsque j'ai besoin d'être à l'abri des distractions, comme les appareils vidéo ou le passage d'autres personnes ou d'animaux. J'ai appliqué les conseils suggérés dans la section Ergonomie de ce blog, notamment l'installation d'un bureau debout et de chaises confortables. Je garde également l'espace organisé et propre, car cela m'aide à rester concentrée et enthousiaste. De plus, l'entreprise n'est pas responsable de l'entretien ou du nettoyage hebdomadaire de mon bureau à domicile, c'est donc une priorité pour moi.
– David John Coleman II, ingénieur en développement logiciel ; Chicago, IL

Maintenir un environnement professionnel
Ou faites semblant. Parfois, vous n'aurez pas l'arrière-plan nécessaire. Voici une astuce Zoom pour masquer ces piles de linge sale avec une belle photo du Golden Gate Bridge de San Francisco, sans fond vert. (Faites un test AVANT votre réunion) : https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/210707503-Arrière-plan-virtuel
– Maig Worel, consultante en solutions ; Montclair, Californie

L'ergonomie ! C'est primordial à la maison.
Ne lésinez pas sur une bonne chaise et prévoyez un budget pour un bureau réglable assis-debout. Les grandes marques sont chères, mais on trouve souvent de bonnes affaires d'occasion sur eBay et autres plateformes similaires.

J'ai décidé que je voulais du neuf, mais je ne voulais pas dépenser une fortune pour du Steelcase ou du Herman Miller. Je suis donc allé dans un magasin de mobilier de bureau local et j'ai trouvé une excellente chaise entièrement réglable (de fabrication canadienne) à moins de 300 $ US. Ajoutez-y un bureau assis-debout Ikea ou Jarvis Bamboo et vous aurez largement moins de 1 000 $ US pour un bureau à domicile. Votre dos vous remerciera pour ce petit investissement. Un espace de travail confortable vous motivera également à l'utiliser, ce qui vous permettra de mieux séparer le travail de la maison et le fait d'être à la maison.
– Cees de Groot, ingénieur logiciel principal ; Berkeley, Ontario (Canada)

Éclairage du bureau du sous-sol, flore et faune
Je travaille dans un bureau en sous-sol à moitié aménagé, où l'éclairage naturel et zénithal était plutôt minimal. En plus de peindre les murs et le plafond en blanc (ce qui est probablement hors de portée pour votre espace de travail temporaire), j'ai ajouté une lampe de bureau et des lampadaires de type torche pour éclairer l'espace. Non seulement cela soulage les yeux, mais cela améliore également considérablement les performances en visioconférence.

J'ai aussi installé un éclairage à spectre complet pour le bonheur de quelques plantes. Ces lumières et ces plantes supplémentaires donnent une impression de sous-sol beaucoup moins chaleureuse. En parlant d'êtres vivants dans votre sous-sol, vous devrez peut-être vous préparer à accueillir vos nouveaux collègues : araignées, fourmis et autres. ces choses J'aime me rappeler que le sous-sol est leur habitat naturel, et que je ne fais que les visiter. On s'entend très bien maintenant. Oh oui, panneaux de mousse insonorisants comme ceux-ci sont faciles à fixer au plafond si vous avez un sous-plancher exposé, et les radiateurs électriques sont faciles à trouver.
– Andrew Marshall, directeur du marketing produit ; Portland, Oregon

Ayez à portée de main les outils dont vous avez besoin (écouteurs, lunettes)
J'utilise des écouteurs sans fil (bon marché) pour les appels Zoom afin d'avoir deux casques. Je veille à toujours avoir un casque en charge et l'autre prêt à être appairé avec mon ordinateur portable. Je prends également 30 secondes avant de rejoindre un appel pour vérifier que mes paramètres haut-parleur/micro sont corrects dans Zoom, afin de ne pas perdre de temps à modifier les paramètres. De même, comme nous n'avons pas de tableau blanc, j'ai souvent des fenêtres avec des documents/schémas partagés prêts à l'emploi et regroupés pour les afficher facilement sur un écran partagé.
– Javier Evans, ingénieur logiciel senior ; Seattle, WA

Pauses oculaires + pauses de mouvement
« Dans la lignée de ce que Vincent a dit sur les promenades à faire, il est conseillé de prendre des pauses délibérées loin de son écran. C'est incroyable ce que l'air frais et un peu de mouvement peuvent faire pour la productivité ! Depuis que je travaille à domicile, j'ai appris qu'il suffit de huit minutes pour faire le tour de mon pâté de maisons. Souvent, je fais mes promenades lorsque je suis bloqué sur un problème particulier, et le mouvement me permet de prendre du recul et de réfléchir à des solutions possibles, ou parfois d'arrêter complètement de penser au problème et de retourner à mon clavier, reposé et prêt à m'attaquer à mon problème. »
– Scott McAllister, promoteur immobilier ; North Bend, Washington

Pensez à l’avance aux « journées chargées » : par exemple, ai-je le temps/un moyen de me procurer de la nourriture ?
Il y aura des jours où il faudra commencer tôt ou finir tard, et où les réunions s'enchaînent. J'essaie de bien me préparer pour ces journées, soit la veille, soit en me levant un peu plus tôt le matin.

La veille, je prépare un en-cas à déguster au bureau (noix, barres de céréales, bretzels au beurre de cacahuète, ou bien une pomme ou des poivrons coupés en morceaux et conservés au réfrigérateur). Ce matin-là, je me réveille et m'accorde un peu de temps pour moi avant de commencer la journée : je prends le temps de savourer mon café, de prendre ma douche, de me ressourcer un peu, ou même de faire une petite séance de sport ou de méditation.

Essayez aussi de bien réfléchir à votre déjeuner ; assurez-vous d'avoir quelque chose à réchauffer rapidement. Et n'ayez pas peur ni honte de demander aux gens 5 minutes pour aller aux toilettes, faire un petit tour du pâté de maisons ou aller chercher de l'eau pour vous sustenter. Ce n'est pas parce qu'on travaille à la maison et qu'on est moins visible qu'au bureau qu'on doit rester cloué au bureau et ne pas prendre de pauses.
– Alexa Alley, responsable du programme d’engagement communautaire ; Seattle, WA

Travaillez à peu près aux mêmes heures chaque jour et inscrivez vos heures creuses sur votre calendrier
« La régularité est primordiale. On a tendance à s'installer confortablement sur son canapé et à travailler toutes les heures où l'on est éveillé. Ce n'est pas sain. Plus vous ritualisez le processus, notamment en fixant des horaires, mieux vous vous en sortirez. »
– Chris Bonnell, scientifique principal des données ; Boulder, Colorado

La plupart de mes collègues sont dans le même fuseau horaire que moi, ils savent donc que je suis juste de l'autre côté de l'écran lorsqu'ils arrivent au bureau. Ils savent aussi quand je suis disponible pour les aider ou quand je pourrai lire un message ou y répondre, à condition que je maintienne des horaires de travail réguliers. Cela facilite également mes tâches quotidiennes et hebdomadaires.
– Susie Jones, développeuse eLearning ; Brockville, Ontario (Canada)

La visibilité est la clé de l’évolution de carrière
J'ai travaillé à distance pendant la majeure partie des dix dernières années et ma carrière n'a cessé de progresser. C'est également vrai au bureau, mais il faut être beaucoup plus clair, proactif et rigoureux en télétravail. Voici quelques-unes des principales astuces qui m'ont aidée :

1. Cochez des cases. Sachez sur quoi vous êtes évalué et assurez-vous que votre supérieur sache que vous les atteignez. Peut-être même son supérieur hiérarchique. En télétravail, vous devez assurer une communication constante et concrète sur vos objectifs : ne partez pas du principe que vous réussissez ; vérifiez-les précisément. Parlez également de vos objectifs futurs et de votre progression, ce qui mène à…
2. Rencontrez-vous. Organisez des réunions régulières avec votre supérieur. J'apprécie les entretiens individuels hebdomadaires d'environ 30 minutes. Certaines personnes ont besoin de moins de réunions, mais en télétravail, il est conseillé d'en avoir plus d'une par mois. Je constate que si je reste plus d'un mois sans réunion avec un responsable, c'est que quelque chose ne va pas. C'est peut-être de son côté, mais il faut vérifier. Si vous ne le faites pas, c'est que vous n'êtes pas assez important pour figurer à son agenda. Vous êtes peut-être parfait à ses yeux, mais il faut valider cette hypothèse.
3. Sachez ce qui fait la bonne image de votre patron et de votre équipe. Veillez à ce qu'un élément de votre emploi du temps contribue à leur bon positionnement. Parlez également de leurs objectifs : cela implique de les rencontrer. Ou au moins de discuter en ligne. Régulièrement.
4. Réseautez virtuellement. Les personnes qui ont besoin de vous connaître vous connaissent-elles ? Qui d'autre pourrait vous encadrer ou influencer vos projets ? Participez à des réunions de réseautage. Chez PagerDuty, nous organisons des réunions « donut » pour vous aider à entrer en contact avec des personnes aux rôles et aux motivations variés. Recherchez activement des mentors et des mentorés et rencontrez-les pour discuter de leurs compétences, de leur carrière, voire de leur vie.
5. Créez. Trouvez des projets transversaux qui vous mettront en contact avec d'autres personnes et équipes. Trouvez une expérience enrichissante que quelqu'un n'a pas encore réalisée et qui aura un impact. C'est amusant, ça change du rythme et ça permet d'avoir des retours visibles. Les hackdays sont une façon d'y parvenir, mais il y a toujours des processus à améliorer ou des choses à documenter. Interviewez quelqu'un et documentez ce que vous avez appris, puis partagez-le. Vous réseautez, êtes visible et contribuez à votre carrière. Bonus !
   – Maig Worel, consultante en solutions ; Montclair, Californie

Communiquer excessivement en général, en particulier sur les changements d'horaires

« Ne vous inquiétez pas de déranger les gens. Si vous avez besoin de parler à quelqu'un, contactez-le sur Slack/Teams ; il pourra vous dire si c'est le bon moment ou non. N'oubliez pas que si vous étiez au bureau, vous passeriez au bureau de quelqu'un pour le faire. Cela va de pair avec la surcommunication : il est essentiel de rester connecté, tant pour les projets que pour lutter contre l'isolement. »
– Rebecca Pilcher, partenaire marketing ; Portland, Oregon.

On ne le dira jamais assez. Dans un vrai bureau, il y a tellement de moments où l'on peut aller embêter quelqu'un qui n'est pas aussi naturel ou disponible à distance. On peut aller harceler les gens. Ils s'en fichent probablement. – Chris Bonnell, scientifique principal des données ; Boulder, Colorado

Si les gens ne reconnaissent pas vos limites en raison de votre éloignement, n'hésitez pas à dire : « Hé, ce processus est difficile, pouvons-nous essayer quelque chose d'un peu différent ? »
Les normes relatives aux outils et aux processus ont souvent évolué pour s'adapter aux besoins des employés de bureau. Cela peut être particulièrement difficile pour les postes créatifs, où les post-its et les tableaux blancs sont monnaie courante. Heureusement, de nombreux outils de communication numérique modernes comme Zoom et Mural Des mesures ont été mises en place pour faciliter ces processus. Cependant, en tant que télétravailleur, vous devrez souvent rappeler à vos collègues au bureau que les outils ou processus analogiques ne sont pas adaptés au télétravail. N'hésitez pas à défendre vos intérêts et à demander à votre équipe d'essayer quelque chose de différent lorsque cela ne fonctionne pas.
– Julian Dunn, directeur principal du marketing produit ; Portland, Oregon

En cas de doute, jetez un clarificateur « gênant »
Parfois, les gens dégagent une atmosphère étrange. Cela arrive que l'on soit au bureau ou en téléphonant depuis chez soi. Être dans le même espace physique que quelqu'un permet de déchiffrer plus facilement sa communication non verbale et d'avoir une meilleure idée de ce qui se passe. Il m'est arrivé à plusieurs reprises de faire un suivi après un appel vidéo pour prendre de ses nouvelles. Ça peut être gênant – c'est pourquoi j'appelle ça la clarification gênante – mais ça fait l'affaire ! Ça m'a permis d'établir une bonne communication et de renforcer les relations avec mes collègues.
– Rachel Friesen, responsable de la communauté ; Portland, Oregon

Sortez de la maison
« Lorsque j'ai commencé à travailler pour PagerDuty, je venais d'emménager dans une nouvelle ville avec ma famille. Je travaillais déjà à domicile, mais j'avais quitté mon « village » ; pour combattre le blues du déménagement, j'ai immédiatement cherché la salle de sport, les clubs de foot et autres moyens de sortir le soir pour ma santé physique et mentale. C'est important pour moi de pouvoir séparer mon domicile/bureau du travail/loisirs et de prendre l'air ! »
– Susie Jones, développeuse eLearning; Brockville, ON (Canada)

Essayez de planifier de manière proactive des déjeuners avec des amis locaux
Si j'ai une semaine où je n'ai pas beaucoup de réunions, j'ai tendance à me sentir seul ou isolé. C'est donc important pour moi, car je suis une personne sociable par nature. En télétravail, je passe encore de fréquents appels vidéo avec mes collègues, ce qui me donne généralement l'impression de voir d'autres personnes ce jour-là. Les semaines où je n'ai pas beaucoup de réunions, j'essaie de prévoir des déjeuners avec des amis du coin. Ça m'aide à sortir de chez moi, à discuter avec quelqu'un, et ça me donne un regain d'énergie sociale qui se reflète dans mon après-midi de retour au bureau.
– Rachel Friesen, responsable de la communauté ; Portland, Oregon

Ajoutez des photos à vos comptes (Slack, e-mail, Asana, etc.) pour que les gens puissent vous « voir » même lorsque vous n'êtes pas en réunion Zoom ou au bureau.
« Agir signifie que les gens vous reconnaîtront lorsque vous aurez l'occasion de les voir en personne, même s'ils ne font pas partie de votre équipe, et cela donnera un visage au texte. » Ne définissez pas de photo de profil dans Zoom ; choisissez plutôt une capture d'écran de votre conversation vidéo Zoom, où vous affichez une expression neutre, vêtu(e) de votre tenue habituelle, sous un éclairage normal. En effet, si vous éteignez votre caméra, c'est ce que verront les autres participants à la réunion, et vous donnerez l'impression d'être attentif (même si vous restez immobile) lorsque vous devez être présent sans parler et que vous ne souhaitez pas être vu(e). »
– Chris Bonnell, scientifique principal des données ; Boulder, Colorado

Rejoignez différents canaux Slack pour avoir la possibilité de discuter avec d'autres personnes au sein de l'organisation
« Depuis que j'ai rejoint PagerDuty, j'ai été incluse dans la catégorie « Femmes dans la vente » Discussions sur les beignets et un mentor m'est attribué chaque mois. Ces réunions m'ont permis de rencontrer de nombreuses personnes au sein de l'organisation, occupant différents postes et ayant des niveaux d'expérience variés chez PagerDuty ou dans leur carrière. J'ai pu sensibiliser des personnes extérieures à mon équipe à notre métier et rencontrer des personnes formidables !
– Susie Jones, développeuse eLearning; Brockville, ON (Canada)

Utilisez les ressources disponibles de l’entreprise pour les employés à distance.
PagerDuty propose un kit de fournitures pour les télétravailleurs à temps plein, comprenant des ressources pour vous aider à aménager votre espace de travail. Certaines équipes allouent également un budget pour financer les déplacements liés à des événements de collaboration, des formations ou d'autres activités professionnelles nécessitant de quitter le bureau à domicile.
– David John Coleman II, ingénieur en développement logiciel ; Chicago, IL

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En fait, le télétravail est différent pour chacun : certains apprécient la liberté et la flexibilité ; d’autres ont besoin d’une structure pour rester concentrés sur leur tâche. Qu’est-ce qui fonctionne le mieux pour vous ? Avez-vous des conseils que nous aurions oubliés ? Rendez-vous sur le site Page de la communauté PagerDuty pour apporter vos idées !