Was ist IT-Asset-Management?

In der IT sind Teams für die Wartung einer Vielzahl sogenannter IT-Assets verantwortlich. IT-Assets umfassen nahezu alle materiellen und immateriellen Wertgegenstände eines Unternehmens – von physischer Hardware und Computern bis hin zu digitalen Systemen, Software und Informationen.

IT Asset Management oder ITAM Kurz gesagt, ist der Prozess, bei dem ein Team die optimale Nutzung und den Wert dieser IT-Ressourcen sicherstellt, indem es sie sorgfältig wartet und ihren Status während ihrer gesamten Lebensdauer überwacht. Lebenszyklus . Die International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) definiert ITAM als „eine Reihe von Geschäftspraktiken, die IT-Assets aller Geschäftseinheiten innerhalb der Organisation integrieren … um den gesamten Lebenszyklus dieser Assets zu verwalten, einschließlich taktischer und strategischer Entscheidungsfindung.“

ITAM bietet Unternehmen eine detaillierte Übersicht über ihre Assets. IT-Teams können diese Assets proaktiv verwalten, um die Funktionalität zu optimieren, die Lizenzkonformität sicherzustellen und ihren Lebenszyklus zu maximieren. In diesem Artikel erläutern wir, warum Unternehmen ITAM nutzen sollten, welche verschiedenen Arten und Best Practices es gibt und welche Tools Ihr Team zur Verbesserung seiner eigenen ITAM-Prozesse nutzen kann.

Warum ist IT-Asset-Management wichtig?

Ein Unternehmen ist nur so stark wie seine Vermögenswerte. Ohne einwandfrei funktionierende Computer kann Ihr Team nicht effizient arbeiten. Und wenn Ihre Systeme nicht richtig eingerichtet oder schlecht überwacht sind, ist das Endprodukt wahrscheinlich ineffektiv oder unzuverlässig. Deshalb ist es insbesondere für Technologieunternehmen so wichtig, proaktiv mit den verschiedenen physischen und digitalen Ressourcen umzugehen, auf die sie, ihre Kunden und Stakeholder angewiesen sind.

Das Ziel von ITAM ist es, die wertvollen Vermögenswerte Ihres Unternehmens optimal zu nutzen und deren Nutzungsdauer – ihren Lebenszyklus – zu verlängern. Jedes IT-Asset hat einen begrenzten Lebenszyklus, der jedoch mit einer effektiven ITAM-Methode deutlich verbessert werden kann.

Betrachten wir beispielsweise alle Computer, die ein Unternehmen benötigt, damit seine Mitarbeiter effektiv arbeiten können. Computer – wie wir alle schon oft erlebt haben – halten nicht ewig. ITAM soll jedoch dafür sorgen, dass Computer so lange wie möglich optimal funktionieren, bevor sie ersetzt werden müssen. Es stellt sicher, dass diese Computer regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um einen zu schnellen Verschleiß zu verhindern. ITAM hilft Unternehmen, die Lebensdauer ihrer wertvollen IT-Anlagen zu verlängern, Kosten besser zu verwalten und ständige Ausgaben für Ersatz, teure Reparaturen oder andere Probleme zu vermeiden, die andernfalls hätten vermieden werden können.

Zu den wichtigsten Vorteilen von ITAM gehören:

• Senkung der IT-Kosten . Durch effektives IT-Asset-Management können Sie Ressourcen und Lizenzen identifizieren, die reduziert oder eliminiert werden können. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie eine Lizenzgebühr für ein nicht mehr genutztes Tool zahlen. Oder Sie können die Kosten für den Austausch von Computern und Hardware durch eine proaktivere Wartung mit ITAM reduzieren.
• Erhöhte Produktivität. Durch die effektive Wartung von Hardware- und Softwareressourcen können Sie die Effektivität und Effizienz Ihres internen Teams steigern, das für seine Arbeit auf diese Ressourcen angewiesen ist.
• Verbessert Benutzererfahrung und Servicezuverlässigkeit. Wenn Ihre IT-Ressourcen optimal funktionieren, können sich Ihre Benutzer auf eine konsistente Benutzererfahrung verlassen und so die Treue zu Ihrer Marke stärken.
• Hilft, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und durchzusetzen Teams können die Einhaltung verschiedener gesetzlicher Anforderungen, Lizenzen und Sicherheitsrichtlinien einfacher überwachen und durchsetzen.

Wie sieht der typische Lebenszyklus eines IT-Assets aus?

Jedes IT-Asset hat seinen individuellen Lebenszyklus, der durch ein effektives IT-Asset-Management-System maximiert wird. Der Lebenszyklus eines Assets beschreibt, wie es innerhalb eines Unternehmens während seiner Nutzung existiert.

Der typische Lebenszyklus eines IT-Assets umfasst die folgenden fünf Phasen:

1. Planung . Für jedes IT-Asset gibt es eine Strategie und eine Entscheidung darüber, 1) was davon benötigt wird, 2) wie es beschafft werden kann, 3) wie es verwendet wird und 4) wie es finanziert wird.
2. Erwerb Sobald ein Plan entwickelt wurde, kann das Objekt erworben werden. Dies kann durch Kauf, Leasing, Lizenzierung eines bestehenden Objekts oder durch Eigenentwicklung erfolgen.
3. Integration und Installation . Nachdem ein Vermögenswert beschafft wurde, muss er in Ihre vorhandenen Vermögenswerte oder Komponenten sowie in die Betriebs- und Supportprozesse installiert oder integriert werden.
4. Wartung Um den Nutzen jedes Assets zu maximieren, ist proaktive Wartung entscheidend. ITAM konzentriert sich auf regelmäßige und effektive Wartung, Updates und Reparaturen eines IT-Assets während des laufenden Betriebs, um optimalen Wert zu generieren, seine Lebensdauer zu verlängern und unnötige Kosten zu reduzieren.
5. Ruhestand Wenn ein IT-Asset das Ende seiner optimalen Nutzungsdauer erreicht hat, kann es ausgemustert und aus Ihren Systemen entfernt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Supportverträge beendet, Lizenzverlängerungen gekündigt und Sie mit der Umstellung auf ein neues Asset beginnen können.

Die 5 wichtigsten Arten des IT-Asset-Managements

Es gibt fünf Haupttypen des IT-Asset-Managements, die sich auf die zu verwaltenden Asset-Arten beziehen. Dazu gehören:

1. Physisches ITAM befasst sich mit dem Lebenszyklus von Hardware, einschließlich Computern und Laptops, physischen Servern, Druckern und allen anderen materiellen Vermögenswerten, auf die ein Unternehmen angewiesen sein kann.
2. Digitales ITAM besteht aus der Verfolgung und Pflege digitaler Assets, einschließlich Daten und Dokumentation, Medien (Fotos und Videos) usw.
3. Software ITAM ist etwas komplexer und anspruchsvoller, da es um Compliance- und Lizenzanforderungen sowie die gesamte im Unternehmen genutzte IT geht. Diese Ressourcen müssen genau überwacht und überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Geschäftsanforderungen erfüllt werden und die Software marktgerecht angepasst und aktualisiert wird.
4. Mobiles ITAM Unter Mobile Asset Management versteht man die Verwaltung der verschiedenen mobilen Assets oder Anwendungen, die von einzelnen Teammitgliedern genutzt werden. Mobile Asset Management stellt sicher, dass alle eingesetzten mobilen Assets den Zielen und Prioritäten des Unternehmens entsprechen.
5. Cloud-ITAM Dazu gehören Cloud-Ressourcen wie Server und andere Software. Die effektive Verwaltung Ihrer Cloud-IT-Ressourcen kann dazu beitragen, die Kosten für physische Hardware wie Server zu senken und gleichzeitig die Nutzung und Verfügbarkeit zu verbessern.

Best Practices für das IT-Asset-Management

Wenn es um ITAM-Best Practices geht, ist die Internationale Organisation für Normung (ISO) die richtige Adresse. Die ISO hat ein Prozessrahmenwerk für ITAM-Best Practices entwickelt, bekannt als ISO 19770-1. Darin heißt es: „Effektives IT-Asset-Management ermöglicht es jedem Unternehmen, das Risiko zu reduzieren, das mit dem Kauf von zu viel oder zu wenig Software-Assets verbunden ist. Gleichzeitig trägt es dazu bei, die Sicherheit dieser Assets durch effektives Tracking und Support während des gesamten Software- und IT-Lebenszyklus zu gewährleisten.“

Laut ISO umfassen einige Best Practices für effektives ITAM:

• Planen Sie die Einhaltung. Stellen Sie vor der Anschaffung neuer Anlagen sicher, dass die Installation und Nutzung aller Lizenzen in Ihrem Unternehmen legal ist. So vermeiden Sie Gebühren oder schwerwiegendere Probleme, die sich aus einer Lieferantenprüfung ergeben können.
• Entwickeln Sie Standards für automatisierte und manuelle Formen von ITAM. Manuelle Formen des ITAM sind zwar anspruchsvoller und erscheinen oft als Zeitverschwendung, können aber langfristig dennoch Kosten senken. Automatisierte Prozesse können deutlich schneller und skalierbarer sein, sind aber in bestimmten Situationen möglicherweise nicht anwendbar. Sowohl große als auch kleine Unternehmen können von einer Kombination aus manuellem und automatisiertem ITAM profitieren.

Auswahl Ihrer IT-Asset-Management-Tools und -Software

Es gibt viele verschiedene Tools, mit denen Sie die ITAM-Systeme und -Prozesse Ihres Unternehmens verbessern können. Verschiedene ITAM-Tools bieten unterschiedliche Vorteile, darunter:

• Mithilfe automatisierter Inventarisierungs- und Erkennungstools werden verschiedene Hardware- und Softwarekomponenten identifiziert, die in Ihrem Ökosystem vorhanden sind.
• Tools zur Lizenzverwaltung tragen zum Schutz Ihres Unternehmens bei, indem sie sicherstellen, dass die Assets den Anforderungen der verschiedenen verwendeten Lizenzen entsprechen und diese erfüllen.
• Patch- und Versionsverwaltungstools sollen sicherstellen, dass Assets wie Software und Computer auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Mithilfe von Produkt-/Dienstleistungskatalog-Tools können Sie den Teammitgliedern eine Hauptliste der Vermögenswerte und Ressourcen bereitstellen, die zur Verwendung freigegeben sind und den Unternehmenszielen entsprechen.
• Digital Asset Management-Tools sind für die Verwaltung von Medienressourcen sowie deren digitalen Rechten und Berechtigungen (beispielsweise bei Stockfotos oder anderem urheberrechtlich geschützten Material) konzipiert.

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