Soumission de factures dans le portail des fournisseurs Coupa (CSP)

La soumission de factures via le portail fournisseur Coupa (CSP) permet un traitement plus rapide des factures, une correspondance automatisée des factures avec les bons de commande et une visibilité sur l'état des factures.

Toutes les factures doivent être soumises via le portail fournisseur Coupa (CSP)

PagerDuty exige que toutes les factures soient soumises via le Portail Fournisseurs Coupa (CSP). CSP est notre plateforme principale de soumission de factures, et toutes les factures doivent être saisies directement sur le portail.

Pourquoi utiliser CSP ?

Livraison garantie de vos factures.
Risque réduit de retard de paiement.
Visibilité en temps réel sur l'état des factures.
Communication améliorée, avec moins d'appels et d'e-mails nécessaires.

L’utilisation du CSP garantit un processus de facturation plus rapide et plus fiable pour tous.

Pas de bon de commande, pas de paiement

Toutes les factures doivent être soumises via le portail fournisseur Coupa

PagerDuty suit une politique stricte de « pas de bon de commande – pas de paiement ».

PagerDuty doit émettre un bon de commande officiel avant toute prestation de services, de matériel, de logiciel ou de travaux. En tant que fournisseur, assurez-vous toujours de disposer d'un bon de commande valide ou demandez-en un à votre interlocuteur PagerDuty avant de livrer des biens ou des services.

Pourquoi cette politique ?

Les PO confirment que les services sont autorisés et approuvés avant le début des travaux.
Les bons de commande accélèrent le paiement, car les approbations sont traitées à l’avance.
Un bon de commande est un document juridiquement contraignant, garantissant que les deux parties conviennent de l'étendue des services et des conditions de paiement.
Cette politique contribue à protéger à la fois PagerDuty et nos fournisseurs, garantissant un processus fluide et transparent pour tous.

Facturation sur bon de commande

Depuis la page d'accueil du portail fournisseurs Coupa, cliquez sur l'onglet « Commandes ». Vous pouvez facturer un bon de commande en cliquant sur la pile de pièces d'or ou directement dans le bon de commande.

Comment soumettre une facture dans le portail des fournisseurs Coupa (CSP)

Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) sont obligatoires.

Facture #: Doit être unique et ne jamais avoir été utilisé auparavant. Coupa vérifiera si ce numéro de facture a déjà été utilisé.
- Note: En cas de contestation d'une facture, veuillez établir une facture corrigée en ajoutant une lettre au numéro de facture initial. Par exemple, si la facture initiale est INV-1234, la version corrigée doit être INV-1234. UN
Montant: Le montant indiqué sur la facture doit être le montant net uniquement. Veuillez ne pas inclure les taxes ni les frais de port dans ce montant.
- Note: Si la facture inclut la taxe, veuillez saisir le montant de la taxe dans le champ fiscal approprié.
Date de la facture : Veuillez vous assurer que la date de la facture figure bien sur le document joint. Il doit s'agir de la date d'émission de la facture.
Date de début et de fin du service : Veuillez indiquer la date de début et de fin de la fourniture des biens ou services.
Devise: Doit correspondre à la devise du bon de commande.
Pièces jointes: Ajoutez ici la facture. Veuillez vous assurer qu'elle indique les conditions de paiement, les dates de début et de fin du service, le destinataire de la facturation (entité juridique PagerDuty ), la devise et que le montant correspond à la valeur indiquée dans le bon de commande.

Important: Veuillez vous assurer que les lignes de facture que vous soumettez dans CSP correspondent exactement aux descriptions et aux montants indiqués dans le bon de commande.

Vérifiez la facture et sélectionnez Soumettre .

Statut de la facture

Depuis l'onglet Factures, vous avez une visibilité sur le statut de chaque facture soumise à PagerDuty.

Approuvé: La facture a reçu toutes les approbations nécessaires et est maintenant prête à être payée.
En attente d'approbation : La facture est en attente d'approbation. Aucune autre action ne sera effectuée tant qu'elle n'aura pas été approuvée.
Brouillon: La facture est en cours de préparation et n'a pas encore été soumise pour approbation. Elle peut être modifiée ou mise à jour avant soumission.
En attente : La facture est suspendue et ne peut pas être traitée tant que le blocage n'est pas résolu. Cela peut se produire si elle attend l'approbation d'une demande d'achat ou des informations internes complémentaires.
Contesté: Il y a un problème avec la facture qui doit être résolu par le fournisseur avant son traitement. Les raisons courantes incluent des services incomplets, des bons de commande manquants ou d'autres anomalies.
Rejeté: La facture n'a pas été approuvée et ne sera pas traitée ultérieurement à moins qu'elle ne soit corrigée et soumise à nouveau.