Soumission des factures via le portail fournisseur Coupa (CSP)

La soumission des factures via le portail fournisseur Coupa (CSP) permet un traitement plus rapide des factures, une correspondance automatisée entre les factures et les bons de commande, et une visibilité sur l'état des factures.

Toutes les factures doivent être soumises via le portail fournisseur Coupa (CSP).

PagerDuty exige que toutes les factures soient soumises via le portail fournisseur Coupa (CSP). Le CSP est notre plateforme principale pour la soumission des factures, et toutes les factures doivent y être saisies directement.

Pourquoi utiliser CSP ?

  • Livraison garantie de vos factures.
  • Risque réduit de retards de paiement.
  • Visibilité en temps réel sur le statut des factures.
  • Communication améliorée, avec moins d'appels et de courriels nécessaires.

L'utilisation de CSP garantit un processus de facturation plus rapide et plus fiable pour tous.

Pas de bon de commande, pas de paiement

Toutes les factures doivent être soumises via le portail fournisseur Coupa.

PagerDuty applique une politique stricte : pas de bon de commande, pas de paiement.

PagerDuty doit émettre un bon de commande (BC) officiel avant toute prestation de travaux, de projets, de matériel, de logiciel ou de services. En tant que fournisseur, assurez-vous toujours de disposer d'un BC valide, ou demandez-en un à votre interlocuteur chez PagerDuty, avant toute livraison de biens ou de services.

Pourquoi cette politique ?

  • Les responsables des bons de commande confirment que les services sont autorisés et approuvés avant le début des travaux.
  • Les bons de commande accélèrent le paiement, car les approbations sont traitées à l'avance.
  • Un bon de commande est un document juridiquement contraignant, garantissant que les deux parties s'accordent sur l'étendue des services et les modalités de paiement.
  • Cette politique contribue à protéger à la fois PagerDuty et nos fournisseurs, garantissant un processus fluide et transparent pour tous.

Facturation à partir d'un bon de commande

Depuis la page d'accueil du portail fournisseur Coupa, cliquez sur l'onglet Commandes. Vous pouvez facturer une commande en cliquant sur l'icône de paiement ou directement dans la commande.

PagerDuty image

Comment soumettre une facture via le portail fournisseur Coupa (CSP)

Les champs marqués d'un astérisque rouge (*) sont obligatoires.

  • Facture #: Ce numéro de facture doit être unique et inédit. Coupa vérifiera s'il a déjà été utilisé.
    • Note: En cas de contestation d'une facture, veuillez émettre une facture rectificative en ajoutant une lettre au numéro de la facture originale. Par exemple, si la facture originale est INV-1234, la version rectificative devra être INV-1234. UN
  • Montant: Le montant indiqué sur la ligne de facture doit correspondre au montant net uniquement. Veuillez ne pas inclure les taxes ni les frais de livraison.
    • Note: Si la facture inclut la taxe, veuillez saisir le montant de la taxe dans le champ prévu à cet effet.
  • Date de la facture : Veuillez vous assurer que la date de la facture figure bien sur le document joint. Il doit s'agir de la date d'émission de la facture.
  • Date de début et de fin du service : Veuillez indiquer la date de début et de fin de la fourniture des biens ou des services.
  • Devise: Doit correspondre à la devise du bon de commande.
  • Pièces jointes : Veuillez ajouter ici la facture. Assurez-vous qu'elle mentionne les conditions de paiement, les dates de début et de fin de service, le destinataire (PagerDuty ), la devise et que le montant corresponde à celui indiqué sur le bon de commande.

Important: Veuillez vous assurer que les lignes de facture que vous soumettez dans CSP correspondent exactement aux descriptions et aux montants indiqués dans le bon de commande.

Vérifiez la facture et sélectionnez Soumettre .

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État de la facture

L'onglet Factures vous permet de consulter le statut de chaque facture soumise à PagerDuty.

  • Approuvé: La facture a reçu toutes les approbations nécessaires et est maintenant prête à être payée.
  • En attente d'approbation : La facture est en attente d'approbation. Aucune autre action ne sera entreprise tant qu'elle n'aura pas été approuvée.
  • Brouillon: La facture est en cours d'élaboration et n'a pas encore été soumise à approbation. Elle peut être modifiée ou mise à jour avant sa soumission.
  • En attente : La facture est suspendue et ne peut être traitée tant que le blocage n'est pas levé. Cela peut se produire si elle est en attente d'approbation d'une demande d'achat ou d'informations internes complémentaires.
  • Contesté: La facture présente un problème que le fournisseur doit résoudre avant son traitement. Les causes fréquentes incluent des prestations incomplètes, des bons de commande manquants ou d'autres anomalies.
  • Rejeté: La facture n'a pas été approuvée et ne sera pas traitée davantage à moins qu'elle ne soit corrigée et soumise à nouveau.