Das neue Jahr ist schon ein paar Monate alt, aber viele von uns denken wahrscheinlich immer noch darüber nach, was wir verbessern können. Man kann es Vorsätze, Ziele oder anders nennen, aber viele von uns werden ihre Denkweise und Einstellung optimieren, um 2019 produktiver und erfolgreicher zu sein. In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum ich einen agilen Ansatz für meine Jahresziele entwickelt habe – und wie Ihnen eine agile Denkweise helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

Warum ist eine agile Denkweise für jeden relevant?

Die Gestaltung meines akademischen Lebens als Chemieingenieurstudent gestaltet sich dynamisch, vielschichtig und komplex. Prioritäten ändern sich im Laufe der Woche, es gibt keinen allgemeingültigen „richtigen“ Weg zum Studium, da jeder Student einzigartig ist, und das Studentenleben besteht aus weit mehr als nur dem Studium.

Als ich bei PagerDuty ein Praktikum als Agile Coach absolvierte, lernte ich, dass ein Agiles Denken schafft die Balance zwischen vorausschauender Planung und der Anpassung an sich ändernde Umstände. Durch dieses Gleichgewicht liefert eine agile Denkweise optimale Lösungen für dynamische, mehrdeutige und komplexe Probleme. Daher geht die Anwendung dieser Denkweise weit über den Produktentwicklungskontext eines Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmens hinaus und kann zur Lösung von Problemen im Alltag eingesetzt werden.

Wie kann ich anfangen, eine agile Denkweise zu übernehmen?

Hier sind die konkreten Schritte, die Sie unternehmen können, um eine agile Denkweise in Ihren Alltag zu integrieren.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Ende im Sinn
Der Ausspruch „Beginne mit dem Ende im Sinn“ stammt von Stephen Covey. Die 7 Gewohnheiten hocheffektiver Menschen Und das gilt gleichermaßen für ein Ingenieurteam, das eine Softwarefunktion plant, wie für einen Studenten, der sich Ziele für das kommende Semester setzt, oder für jeden Einzelnen, der sich persönliche Ziele für das kommende Jahr setzt.

Jede Art von Bauwerk benötigt einen Plan, und eine klare Vorstellung des gewünschten Endzustands dient als Leitfaden für die praktischen Schritte. Die Entwicklungsteams bei PagerDuty nutzen Trello als Vorlage, um ihre Gedanken für Retrospektiven/Kaizens (siehe Schritt 5), wöchentliche Meetings und die Planung von Team-Offsites zu strukturieren. Ich selbst nutze Trello auf ähnliche Weise, um mein Leben im Großen und Ganzen zu organisieren.

Nachfolgend sind beispielsweise meine Hauptziele für das nächste Semester aufgeführt, unterteilt in verschiedene Bereiche des Studentenlebens. Diese Bereiche (die wir in Softwareentwicklungsteams „Epics“ nennen) sind flexibel – Sie können beispielsweise verschiedene Bereiche für unterschiedliche Lebensphasen festlegen. Wenn Sie also Vollzeit arbeiten, könnten Ihre Hauptbereiche (Epics) beispielsweise „Beruf“, „Gesunder Lebensstil“, „Work-Life-Balance“, „Familie“ usw. sein, jeweils mit entsprechenden übergeordneten Zielen. Für Entwicklungsteams stellt jeder Epic potenziell eine Funktion dar, die in ein Produkt integriert werden kann.

Schritt 2: Unterteilen Sie die wichtigsten Schritte zum Erreichen Ihres Ziels/Ihrer Ziele
Ich habe die groben Züge meiner Ziele in jeder Kategorie – Sie können sie unten aufgeschlüsselt sehen.

Ziele werden erreichbarer und konkreter, wenn sie in kleinere, schrittweise Aufgaben unterteilt werden. Zudem ist der Fortschritt messbar. Wenn Sie beispielsweise als Vollzeitbeschäftigter Ihr Gehalt um einen bestimmten Prozentsatz steigern möchten, könnte ein Schritt dorthin die Teilnahme an einem Karriere-Bootcamp sein, um Ihre vorhandenen Fähigkeiten zu erweitern.

In der Softwareentwicklung lassen sich diese kleineren Einheiten mit „Stories“ vergleichen – kurzen, einfachen Beschreibungen einer Funktion aus der Perspektive derjenigen, die sich die neue Funktionalität wünschen. Ein persönliches Beispiel ist „Frühstück vor der Vorlesung“ innerhalb der epischen Geschichte „Gesünder leben“. Für Entwicklungsteams kann eine Story so einfach sein wie „Füge einen Button zur Startseite einer Website hinzu“.

Schritt 3: Minimierung von Aufschieberitis durch die Definition von Grenzen für „laufende Arbeiten“ (Work in Progress, WIP)
In der Softwareentwicklung werden im Workflow eines Teams typischerweise Hauptphasen wie „In Entwicklung“ und „Bereit für Code-Review“ definiert. Das Team einigt sich anschließend auf ein Limit für die laufende Arbeit (Work in Progress, WIP) jeder Phase, um Engpässe zu vermeiden. Das bedeutet: Überschreitet die Anzahl der Aufgaben in einer bestimmten Phase zu einem beliebigen Zeitpunkt das vom Team festgelegte WIP-Limit, konzentriert sich das Entwicklungsteam auf diese Aufgaben, um den Engpass zu beseitigen.

In diesem Szenario geht es nicht darum, Aufschieberitis zu minimieren, sondern vielmehr darum, die WIP-Limits so zu nutzen, dass sie eine effektivere Zeiteinteilung fördern. Ich habe dabei zwischen täglichen und wöchentlichen WIPs unterschieden, um den unterschiedlichen Zeitplänen verschiedener Ziele gerecht zu werden.

Schritt 4: Verfolgen Sie Ihren Fortschritt auf einfache Weise
Bisher habe ich meine Semesterplanung strategisch mit Trello erledigt. Für die operative, tägliche Organisation nutze ich jedoch Google Kalender für meinen Stundenplan, mein Sportprogramm und meine außeruniversitären Aktivitäten, damit ich diese Informationen auch unterwegs schnell zur Hand habe.

Neben Google Kalender nutze ich am Wochenende einen Kalender, um die kommende Woche zu planen und meine täglichen Aufgabenlisten zu führen. (Wer seine Pläne lieber handschriftlich festhält, kann natürlich auch ein Notizbuch verwenden.) Je weiter oben eine Aufgabe auf der Liste steht, desto wichtiger ist sie. Daher ist die Liste in der Regel nach Priorität geordnet: von „unbedingt erledigen“ über „sollte erledigen“ bis hin zu „wünschenswert“.

Ganz gleich, für welches Tool Sie sich entscheiden, die wichtigste Erkenntnis ist, dass es Ihnen die Möglichkeit geben sollte, Ihre Prioritäten zu bewerten und den Fortschritt Ihrer täglichen Aufgaben im Blick zu behalten.

Schritt 5: Selbstreflexion und Iteration dieser Schritte
Ohne regelmäßige Selbstreflexion dauert es erstaunlich lange, Beobachtungen im eigenen Leben zu erkennen und entsprechend zu handeln. Entwicklungsteams führen nach jeder Iteration, die in der Regel zwei Wochen dauert, eine Retrospektive oder ein Kaizen-Meeting durch. Diese markiert das Ende eines Entwicklungszyklus und gibt dem Team die Möglichkeit, den zuletzt abgeschlossenen Zyklus zu reflektieren, Verbesserungspotenziale – typischerweise in den Arbeitsprozessen – zu identifizieren und Entscheidungen über die weitere Vorgehensweise und die Umsetzung dieser schrittweisen Verbesserungen zu treffen.

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass ich in der Vergangenheit schon Stunden damit verschwendet habe, an einer Frage festzuhängen und zu stur zu sein, um sie ruhen zu lassen, bis ich die dringend benötigte Hilfe bekam. Als Berufstätiger kennen Sie das vielleicht auch: Man steht vor einem ähnlichen Problem, möchte aber die Kollegen nicht mit Fragen belästigen, während diese arbeiten. Davon rate ich dringend ab, denn Ihre Kollegen können eine andere Perspektive einbringen, die zu einer schnelleren Problemlösung führen kann.

Je nach Art der akademischen oder beruflichen Aufgabe kann die Bearbeitung mancher Probleme länger dauern als die anderer. Ich habe mir daher die Faustregel gesetzt, für jede Aufgabe ein bis anderthalb Stunden einzuplanen. Das heißt, ich gebe mir eine festgelegte Zeitspanne, um eine Aufgabe zu lösen, bevor ich erfahrene Freunde um Rat frage.

Wichtigste Erkenntnis: Wenn Sie das Gefühl haben, all Ihre geistigen Kräfte bei dem Versuch, ein Problem zu lösen, aufgebraucht zu haben und nur minimale Fortschritte erzielt zu haben, fragen Sie einen Kollegen oder eine Kollegin nach seiner/ihrer Meinung!

Wie geht es weiter?

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Ihnen den Einstieg in die Anwendung einer agilen Denkweise in Ihrem Beruf, Ihrer Schule oder einem anderen Lebensbereich erleichtern sollen, unabhängig davon, ob Sie bereits Erfahrung in einem agilen Umfeld haben oder nicht.

• Welches Ziel/welche Ziele möchte ich erreichen?
  Beispiel: Ich möchte meine Karriere von X nach Y verlagern.
• Kann ich dieses/diese Ziel(e) in konkrete Aufgaben auf täglicher, wöchentlicher und/oder monatlicher Basis unterteilen?
  Beispiel: Ich werde täglich 20 Minuten lang Artikel, Blogbeiträge und andere Quellen über Experten in der Branche Y lesen und mindestens einmal im Monat an Netzwerkveranstaltungen teilnehmen, die für diese Branche relevant sind.
• Kann ich diese Aufgaben priorisieren?
  Beispiel: Ermitteln Sie, welche Themen für mich während dieses Übergangs am relevantesten zu lernen sind.
• Wie kann ich mich auf einfache, unkomplizierte und visuelle Weise selbst dazu verpflichten, diese Aufgaben zu erledigen?
  Beispiel: Bevorzuge ich es, meine To-do-Liste handschriftlich zu erstellen? Oder bevorzuge ich die Erfassung auf einem elektronischen Gerät?
• Was hindert mich daran, diese Aufgaben zu erledigen und letztendlich meine Ziele zu erreichen? Anders gefragt: Was kann ich in Zukunft anders machen, um meine Chancen auf das Erreichen meiner Ziele zu erhöhen?
  Beispiel: Ich habe Schwierigkeiten mit einer bestimmten Art von technischen Fragen, deshalb werde ich mir mindestens einmal pro Woche Zeit nehmen, um diese Art von Problemen zu lösen.