Die Mehrheit der Büroangestellten (72 %) glaubt, den Einsatz von KI im Arbeitsalltag besser zu verstehen als das KI-Management-Team im Unternehmen. Es ist zwar erfreulich zu sehen, dass Mitarbeitende KI mit so viel Zuversicht annehmen, doch Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die notwendigen Tools, Anleitungen und Sicherheitsvorkehrungen bereitstellen, um einen sicheren Umgang mit KI zu gewährleisten.

Dies ist die zentrale Erkenntnis unserer Studie. Schatten-KI-Umfrage 2026 Eine von Wakefield Research durchgeführte Studie unter 1.250 Büroangestellten aus Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 500 Millionen US-Dollar, die in IT- und Technologiepositionen tätig sind, zeigt, dass die Einführung von KI am Arbeitsplatz schneller voranschreitet als die entsprechenden Richtlinien. Dies erhöht das Risiko eines weitverbreiteten, nicht genehmigten oder unkontrollierten KI-Einsatzes, der gemeinhin als „Schatten-KI“ bezeichnet wird.

Die Daten zeigen eine Belegschaft, die fest an die Vorteile von KI glaubt und oft bereit ist, die Regeln zu ignorieren, um sie einzusetzen. Zwei Drittel (66 %) der Büroangestellten haben KI-Tools am Arbeitsplatz genutzt, obwohl sie glaubten, dies sei laut Unternehmensrichtlinien nicht erlaubt. Viele geben dabei sensible Geschäftsdaten in öffentliche Modelle ein.

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Mitarbeiter KI in den Arbeitsalltag einbringen, warum sie bereit sind, formale Regeln zu umgehen, um dies zu tun, und was dies für Unternehmen bedeutet, die versuchen, in diesem Bereich die Nase vorn zu haben.

Persönlicher Erfolg mit KI ist eine Vorstufe zur Nutzung im Büro.

Außerhalb des beruflichen Umfelds geben fast alle Nutzer von KI-Tools (96 %) an, dass ihnen die Technologie zumindest in kleinem Maße geholfen hat, während fast ein Viertel (24 %) sie als transformativ bezeichnet. In den USA steigt dieser Wert auf 29 %.

Von den Mitarbeitern, die KI für ihre beruflichen Aufgaben nutzen, haben 89 % die Technologie zunächst privat eingesetzt, bevor sie sie im Büro einsetzten. Mitarbeiter, die KI zu Hause nutzen, entwickeln sich oft zu Power-Usern im Büro: 67 % der Mitarbeiter, die KI regelmäßig beruflich nutzen, haben mehrere private KI-Tools in ihren beruflichen Arbeitsablauf integriert, nachdem sie diese zunächst privat genutzt hatten. Im Vergleich dazu nutzen nur 47 % der Mitarbeiter KI im Büro gelegentlich oder seltener.

Da diese Mitarbeiter den Nutzen von KI in ihrem Privatleben selbst erfahren haben, sind sie nun umso interessierter daran, wie sie ihnen auch im Berufsleben helfen kann. Der wichtigste Faktor war die Erkenntnis klarer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten (45 %), gefolgt von der zunehmenden Akzeptanz von KI am Arbeitsplatz (43 %). Andere nutzten KI nach einer veränderten Rolle, die sie relevant machte (40 %), oder nachdem ihr Unternehmen KI-Tools offiziell eingeführt oder genehmigt hatte (40 %).

Unabhängig von den Anfängen nutzen diejenigen, die KI beruflich einsetzen, sie häufiger im Job (79 %) als privat (21 %). Der Arbeitsplatz ist zum Haupttreiber für die kontinuierliche KI-Nutzung geworden, und Mitarbeiter, die einen klaren Nutzen in KI erkennen, sind zunehmend bereit, sie auch auf eine Weise einzusetzen, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen könnte.

Viele Mitarbeiter geben sensible Daten in öffentliche Modelle ein.

Die Frage, ob sich die Mitarbeiter an die KI-Richtlinien halten, ist aufgrund der Art der Informationen, die sie in öffentliche Modelle einspeisen, von Bedeutung.

43 % nutzen für ihre berufsbezogene Korrespondenz öffentliche KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini, die nicht zu den internen Systemen ihres Unternehmens gehören. In Großbritannien und Japan liegt dieser Anteil bei 51 % bzw. 50 %.

Noch besorgniserregender ist, dass mehr als ein Drittel (34 %) Kundendaten oder -informationen in öffentliche KI-Tools eingegeben hat. Weitere 31 % haben Finanzinformationen eingegeben oder vertrauliche Unternehmensdokumente oder -strategien offengelegt.

Dieses Problem tritt häufiger in kleineren Unternehmen mit weniger als 1.500 Mitarbeitern auf, wo 40 % der Beschäftigten Kundendaten oder -informationen in öffentliche KI-Modelle eingegeben haben, verglichen mit 27 % in größeren Unternehmen.

Schatten-KI ist weit verbreitet, und dafür gibt es mehrere Gründe.

Manche Mitarbeiter, die von den als veraltet empfundenen Richtlinien frustriert sind, ignorieren diese einfach und verheimlichen den Einsatz von KI.

Zwei Drittel (66 %) der Arbeitnehmer, die KI eingesetzt haben, gaben an, dies getan zu haben, obwohl sie der Meinung waren, dass es nach den Unternehmensrichtlinien nicht zulässig sei. In Unternehmen mit 1.500 oder mehr Mitarbeitern steigt dieser Anteil auf 72 %.

Auf die Frage, ob sie ihren KI-Einsatz offenlegen oder lieber schweigen würden, um nicht auf das Verbot hingewiesen zu werden, gaben 39 % der Befragten an, KI lieber heimlich einzusetzen. Diese Zurückhaltung ist in größeren Unternehmen stärker ausgeprägt: Sie steigt auf 47 % bei Firmen mit einem Umsatz von über einer Milliarde US-Dollar und auf 46 % bei Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern.

Doch die bewusste Verletzung der Unternehmensrichtlinien ist nicht der einzige Grund, warum Mitarbeiter ihre KI-Nutzung verheimlichen. Ein Drittel der Angestellten, die KI für arbeitsbezogene Aufgaben nutzen (33 %), gibt an, dies zu verheimlichen, um der Kritik von Vorgesetzten oder der Führungsebene zu entgehen. Weitere 30 % würden ihre Nutzung aufgrund restriktiver Unternehmensrichtlinien oder aus Angst vor dem Urteil von Kollegen verbergen, während 29 % unsicher sind, ob ihre KI-Nutzung überhaupt erlaubt ist. Demgegenüber gibt ein ähnlich hoher Anteil (29 %) an, ihre KI-Nutzung nicht zu verheimlichen.

Was die Folgen betrifft, so erhielten mehr als die Hälfte (53 %) der Mitarbeitenden, die KI außerhalb der Unternehmensrichtlinien nutzten, informelles Feedback oder Hinweise, während 48 % mit formellen Konsequenzen wie Verwarnungen oder Disziplinarmaßnahmen rechnen mussten. In manchen Regionen gehen die Konsequenzen vom Arbeitsumfeld aus: In Japan beispielsweise stößt ein Mitarbeitender, der dieses Verhalten an den Tag legt, mit größerer Wahrscheinlichkeit auf Widerstand von Kollegen (47 %) als im globalen Durchschnitt (28 %).

Uneinheitliche Richtlinien sind ein Problem

Ein Grund dafür, dass sich Mitarbeiter möglicherweise weniger verpflichtet fühlen, die KI-Regeln zu befolgen, ist die Wahrnehmung, dass die Unternehmensrichtlinien uneinheitlich angewendet werden. Zwar glauben 86 %, dass ihr Unternehmen über formale KI-Richtlinien verfügt, doch mehr als vier Fünftel (81 %) sind der Ansicht, dass diese Regeln für Führungskräfte anders angewendet werden als für die übrigen Mitarbeiter.

Diese Wahrnehmung ist besonders stark in größeren Unternehmen ausgeprägt (85 % sowohl nach Umsatz als auch nach Mitarbeiterzahl) und ist auch bei Managern der mittleren Ebene und darunter (85 %) häufiger anzutreffen als bei Führungskräften der obersten Ebene (78 %).

Was dies für den Betrieb bedeutet

Das Ziel von Führungskräften sollte heute nicht darin bestehen, die Einführung von KI zu verlangsamen, sondern diese Energie in bewährte Plattformen zu lenken, die Governance und Automatisierung in großem Umfang ermöglichen. Ebenso wichtig ist es, zu verstehen, wo und warum Mitarbeiter auf nicht genehmigte Tools zurückgreifen. Dies hilft Führungskräften, Lücken in den genehmigten Lösungen zu erkennen und KI-Initiativen besser an die tatsächlichen Arbeitsabläufe anzupassen.

Lesen Sie den vollständigen Text PagerDuty Shadow AI-Umfrage 2026 um alle Ergebnisse zu erkunden.

Die PagerDuty Shadow AI-Umfrage wurde von Wakefield Research unter 1.250 Büroangestellten in Unternehmen mit einem jährlichen Mindestumsatz von 500 Millionen US-Dollar durchgeführt, wobei IT- und Technologieberufe ausgenommen waren. Die Umfrage fand zwischen dem 9. April und dem 20. April 2026 in Australien, Japan, Großbritannien und den Vereinigten Staaten statt.